EPI Services 

Mit dem Wachstum der EPI in den letzten Jahren, den steigenden Anforderungen an die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben vonseiten der Leistungsauftraggeber und dem generell anspruchsvolleren Umfeld haben auch die Aufgaben der EPI Zentralen Dienste an Umfang und Komplexität zugenommen. Mit der fortschreitenden Digitalisierung in allen Bereichen der EPI wie beispielsweise der Einführung eines neuen «Enterprise-Resource-Planning» (ERP), dem Automatisierungsschub im HR, der Einführung eines Apothekenbewirtschaftungstools usw. sowie dem steigenden Fachkräftemangel ist es notwendig, die Organisation den sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. Deshalb hat der Stiftungsrat der EPI im Frühjahr 2023 auf Antrag des CEO entschieden, die EPI Services unter der Leitung eines Chief Operating Officers (COO) zu schaffen, der zugleich Mitglied der Geschäftsleitung wurde.

Die EPI Services beinhalten alle zentralen Organisationseinheiten, die interne Dienstleistungen für die Betriebe der EPI erbringen, mit Ausnahme der EPI Finanzen, die weiterhin vom CFO verantwortet werden. Zu den EPI Services gehören Hotellerie, Logis, Facility Management, Human Resources, ICT, Apotheke, Sicherheit und der EPI Park mit dem öffentlichen Restaurant und dem Seminarzentrum.

Hotellerie und Infrastruktur

Die Erfolgsgeschichte des Koch- und Fachbuchs «Make food soft» geht weiter. Nach drei Goldmedaillen in der Schweiz, in Deutschland und beim World Gourmand Cookbook Award erreichte die englische Version des Kochbuches bei der Verleihung der Gourmand Awards für die weltbesten Kochbücher dieses Jahr zwei Silbermedaillen.

Der beliebte EPI Glühwein, der jeweils am «Singing Christmas Tree» ausgeschenkt wird, schaffte es ins Fernsehen. Die Herstellung und weitere interessante Informationen wurden in einem Beitrag von Tele Top zu Weihnachten gezeigt.

Im EPI Park Seminar konnte der rückläufige Buchungstrend der letzten Jahre gestoppt und wieder ein Umsatzwachstum erzielt werden. Die Gesamtumsatzentwicklung im EPI Park Seminar und Restaurant verlief 2023 positiv.

Rudi Grasern, Leiter Hotellerie und Infrastruktur

ICT

Im Jahr 2023 hat die ICT den Wandel vom Betrieb und Support zum strategischen Lösungsanbieter und Wegbereiter zur Digitalisierung vollzogen. Die organisatorische Weiterentwicklung der ICT mit dem neuen Team IT-Applikationsmanagement trägt bereits die ersten Früchte.

Auch die teaminterne Förderung zahlt sich aus. So konnten sich weitere Support-Mitarbeitende zu Applikationsverantwortlichen weiterbilden. Neben der internen Weiterentwicklung der ICT-Organisation wurden neue IT-Partner für den Betrieb der Server, Datenbanken, Back-ups, Workplace- und Datenspeicherlösungen evaluiert. So kann eine effiziente und gezielte Unterstützung mit dem benötigten Spezialwissen sichergestellt werden.

Die gesamte ICT ist begeistert von der Informationstechnologie, verfügt zugleich über ein hohes Bewusstsein für Informationssicherheit und Datenschutz und engagiert sich dafür, den Nutzen ihrer Dienstleistung fortwährend zu verbessern. Damit ist die ICT optimal darauf vorbereitet, die digitale Effizienz in den EPI Betrieben und der Klinik Lengg zu steigern und die Fachabteilungen mit der richtigen Technologie bei ihrer Arbeit zu unterstützen.

Die Betriebsstabilität war auch im vergangenen Jahr sehr gut; es traten keine schwerwiegenden Störungen der Basisinfrastruktur oder der Fachanwendungen auf. Der Lebenszyklus der Hard- und Software wird genutzt, um die Systeme noch zuverlässiger und sicherer zu machen und an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen.

Die EPI ICT hat auch 2023 zahlreiche Projekte umgesetzt. Neben dem Roll-out des Dokumentenmanagement-Systems und der ELIZA Prozessmanagement-Plattform wurde auch eine E-Mail-Archivierungslösung implementiert. Zudem wurde zusammen mit Human Resources, als Grundlage für personalbezogene Dienstleistungen, ein Mitarbeitenden-Portal entwickelt.

Um den Nutzen einer modernen und offenen kollaborativen Arbeitsweise aufzuzeigen, wurde ein Microsoft365-Pilotprojekt gestartet. Dem Unterhalt und Ausbau der Infrastruktur wird ebenfalls hohe Aufmerksamkeit geschenkt. Unter anderem wurde die WLAN-Infrastruktur in der Klinik Lengg erneuert und ausgebaut, um den Empfang flächendeckend in guter Qualität zu gewährleisten.

Das Applikationsteam der EPI ICT hat auch die erste erfolgreiche RPA-Anwendung (Robotic Process Automation) umgesetzt. Diese erlaubt es, Mitarbeitendendaten automatisch im Benutzerverwaltungssystem anzulegen und Berechtigungsgruppen zuzuordnen. So können Kontaktdaten für die Telefonie automatisch aktualisiert und Lizenzen und Zugänge automatisch zugewiesen werden.

Das Jahr war erneut geprägt von hohen Cyberrisiken sowie steigenden Datenschutzanforderungen. Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, hat die ICT eine E-Learning-Plattform evaluiert und mit Unterstützung des HR einen «Proof-of-Concept» durchgeführt. Die Rückmeldungen waren durchwegs positiv, weshalb die Geschäftsleitung der Umsetzung zugestimmt hat. Im Bereich Datenschutz konnten die erforderlichen Weisungen vor dem Inkrafttreten des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes am 1. September 2023 fristgerecht verabschiedet und implementiert werden.

Im vergangenen Jahr hat die ICT den Weg zur Digitalisierung geebnet. Nun gilt es, das Momentum beizubehalten, um die Schweizerische Epilepsie-Stiftung und die Klinik Lengg AG in die digitale Effizienz zu führen. Die Einführung digitaler Prozesse und Technologien steigern die Effizienz und Qualität der Dienstleistungen. Die dadurch erreichte Entlastung bei den administrativen Aufgaben trägt dazu bei, dass mehr Zeit für Patientinnen und Patienten, Klientinnen und Klienten, Schülerinnen und Schüler sowie Gäste bleibt.

Emanuel Furler, Leiter ICT

Human Resources

Im Personalbereich schreitet die Digitalisierung für alle Mitarbeitenden spürbar voran. Im Herbst lief im EPI WohnWerk ein Pilotprojekt an, in dessen Rahmen alle Mitarbeitenden Zugang zu einem Portal erhielten, über das sie in einem ersten Schritt ihre Lohnabrechnungen einsehen können. Zu einem späteren Zeitpunkt werden die Mitarbeitenden umfassendere Einsicht in ihre eigenen Daten erhalten und diese über das Portal verwalten können.

Der Zugang auf das Portal wird auch über eigene private Geräte ermöglicht. So können die Mitarbeitenden orts- und zeitunabhängig auf ihre Daten zugreifen. Bis zum Jahresende konnten rund achtzig Prozent aller Mitarbeitenden diese Optionen nutzen.

Als Herausforderung zeigte sich einmal mehr, dass dem Changemanagement genügend Rechnung zu tragen ist. Neben sogenannten Walk-in-Terminen, wo Mitarbeitende beim Installieren der neuen App unterstützt und in deren Nutzung eingeführt wurden, sind die Führungskräfte die wichtigsten Change Agents.

Claudia Kaiser, Leiterin HR

EPI Apotheke

Lieferausfälle im Arzneimittelbereich beeinträchtigen den Alltag der Apotheke stark. Die Versorgungsengpässe bei Medikamenten und Medizinprodukten erreichten in diesem Jahr neue Spitzenwerte, woraus sich viele logistische und sicherheitsrelevante Herausforderungen ergaben. Mit viel Recherchearbeit engagieren sich die Apotheken-Mitarbeitenden Tag für Tag, um Alternativprodukte zu finden und die Versorgung der Patientinnen und Patienten sicherzustellen.

In der EPI Apotheke hiess es: «Nach der Inspektion ist vor der Inspektion.» Nach den zwei Inspektionen im letzten Jahr wurde 2023 erneut eine kantonale Heilmittelinspektion erfolgreich bestanden. Die Prüfpunkte betrafen die Abteilungsapotheken der Klinik Lengg, die für sie zuständigen Bereiche der EPI Apotheke sowie das begleitende, durch die Apotheke geführte Qualitätsmanagementsystem.

Im Zuge des Bettenausbaus der Klinik Lengg hat die EPI Apotheke den Service für die tägliche patientenindividuelle Bereitstellung der Arzneimittel durch Pharmaassistentinnen auf die neuen Bereiche der Neurorehabilitation ausgeweitet.

Auch produziert die Apotheke weiterhin die personenindividuellen Arzneimittel-Wochenblister für die Bewohnerinnen und Bewohner des EPI WohnWerks. 

Ilka Wilharm, Leiterin Apotheke

Bereich Sicherheit

Die Ausrichtung des Bereichs Sicherheit auf das Konzept der Integralen Sicherheit hat auch 2023 die Tätigkeiten des Sicherheitsbeauftragten (SIBE) geprägt: Das neu aufgebaute und geschulte Krisenmanagement-Team EPI ermöglicht die Verknüpfung des Störungs- und Notfallmanagements mit der operativen Ebene des Krisenmanagements. «Business-Continuity»-Pläne für den Fall eines längeren Stromausfalls oder eines umfassenden Ausfalls der ICT stellen sicher, dass die Versorgungssicherheit der Klientinnen und Klienten sowie Patientinnen und Patienten der EPI gewährleistet ist. Auch konnte der Aufbau der Notfallorganisation Lengg konzeptionell und materiell abgeschlossen werden, womit die Grundlagen für Schulungen und Übungen im Jahre 2024 gelegt wurden. Notfallübungen und Schulungen stärkten die Handlungskompetenz der Mitarbeitenden, um im Ereignisfall selbständig richtig handeln zu können.

In der Arbeitssicherheit wiederum wurde 2023 der Schwerpunkt auf den korrekten Umgang mit Gefahrstoffen gelegt. Entsprechend wurde das Personal von Abteilungen, die täglich mit Chemikalien arbeiten, geschult.

Die Gefährdungsermittlung H+ in allen Betrieben der EPI sowie der Klinik Lengg AG schliesslich ermöglichte es Vorgesetzten und dem SIBE, Handlungsfelder zu identifizieren, die 2024 besonderer Aufmerksamkeit bedürfen.

Die Bereitschaft der Geschäftsleitungen EPI und Klinik Lengg AG und aller Mitarbeitenden, eine gemeinsame Sicherheitskultur aufzubauen sowie ein Arbeitsumfeld, das den konstruktiven Umgang mit Fehlern ermöglicht, ist unerlässlich, um auch 2024 die mannigfaltigen Herausforderungen in diesem Bereich anzugehen und um sich gemeinsam weiterzuentwickeln.

Jan-Philipp Kessler, Sicherheitsbeauftragter